| Aufbewahrungsfristen
Gesetzestexte |
Für eine
vollständigen Überblick über die Regelungen
im Handelsgesetzbuch und in
der Abgabenordnung werden nachstehend die gesetzlichen Regelungen
im vollen
Wortlaut wiedergegeben. |
| Handelsgesetzbuch
(HGB): |
| § 257
Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen |
(1) Jeder Kaufmann
ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse,
Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238
Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). |
| (2) Handelsbriefe
sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft
betreffen. |
(3) Mit Ausnahme
der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der
Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten
Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder
auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies
den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder
die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen
bildlich und mit den anderen
Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar
gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar
sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht
werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf
Datenträgern hergestellt worden, können statt des
Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden;
die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1
aufbewahrt werden. |
(4) Die in Absatz
1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre,
die sonstigen in Absatz 1
aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. |
| (5) Die Aufbewahrungsfrist
beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte
Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt,
die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt,
der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen
oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. |
| § 238 Abs.1
Buchführungspflicht |
| Jeder Kaufmann
ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen
seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens
nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen
sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb
angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle
und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die
Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung
und Abwicklung verfolgen lassen. |
| § 239 Abs.4
Satz 1 Führung der Handelsbücher |
| Die Handelsbücher
und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch
in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern
geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung
einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
entsprechen. |
| Abgabenordnung: |
| § 147
AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. |
(1) Die folgenden
Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung
von Bedeutung sind. |
(2) Mit Ausnahme
der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können
die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe
auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern
aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die
Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen
und den Buchungsbelegen bildlich und
mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen,
wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit
verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und
maschinell ausgewertet werden können. |
(3) Die in Absatz
1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre,
die sonstigen in Absatz 1
aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern
nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen
zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen
Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt.
Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit
und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung
sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen
ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht. |
| (4) Die Aufbewahrungsfrist
beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte
Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz,
der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der
Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt
worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung
vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden
sind. |
(5) Wer aufzubewahrende
Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger
oder auf
anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine
Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen,
die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen;
auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten
die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken
oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. |
| (6) Sind die
Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems
erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer
Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten
Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung
dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung
auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell
ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen
auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung
gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. |
| § 146
Abs. 5 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung
und für Aufzeichnungen |
| Die Bücher
und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch
in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern
geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung
einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen
vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des
angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen
für die Besteuerung erfüllen sollen. Bei der Führung
der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen
auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein,
dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten
jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar
gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse
der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6. Absätze
1 bis 4 gelten sinngemäß. |
| § 169
Abs.2 Satz 2 AO Festsetzungsfrist |
Die Festsetzungsfrist
beträgt zehn Jahre, soweit eine Steuer hinterzogen,
und fünf Jahre, soweit sie leichtfertig verkürzt
worden ist. |
Diese Auftstellung
soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch
auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher
Sorgfalt erstellt wurde,
kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht
übernommen werden. |
Daten
versehentlich gelöscht 
