| Aufbewahrungspflichtige
Unterlagen |
Kaufleute sind sowohl durch
das Handelsrecht als auch durch das Steuerrecht verpflichtet,
Bücher zu führen, um einzelne Geschäftsvorfälle
als Grundlage für ihren Jahresabschluss zu erfassen.
Die aufzubewahrenden Unterlagen sind dabei geordnet abzulegen,
damit eine schnelle Überprüfung möglich ist.
Ein konkretes Ordnungssystem ist dabei vom Gesetzgeber nicht
vorgeschrieben. Zur Frage der geordneten Ablage gehört
auch der Ort der Aufbewahrung von Unterlagen. Handelsrechtlich
wird der Aufbewahrungsort gesetzlich nicht vorgegeben, dagegen
ist steuerrechtlich zwingend vorgegeben, dass die Aufbewahrung
in Deutschland selbst erfolgt.
Mit Ausnahme der Bücher, Bilanzen und Buchungsbelege
können die Daten auf Datenträgern abgespeichert
werden. |
| Aufbewahrungsfristen |
| Handelsrechtliche Vorschriften
aus dem Handelsgesetzbuch (HGB): |
| 10 Jahre sind geordnet
aufzubewahren: |
 |
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse,
Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen |
|
Belege für Buchungen in den von jedem Kaufmann zu führenden
Büchern (Buchungsbelege) |
| 6 Jahre sind aufzubewahren: |
|
die empfangenen Handelsbriefe |
|
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (Kopien) |
| Steuerrechtliche Vorschriften
(Abgabenordnung- AO): |
| 10 Jahre sind geordnet
aufzubewahren: |
| |
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, Eröffnungsbilanz
sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen (Dokumentation) |
| |
NEU !: Buchungsbelege |
| 6 Jahre sind aufzubewahren: |
|
die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe |
|
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
(Kopien) |
|
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung
von Bedeutung sind |
Der Beginn und das Ende der Aufbewahrungsfristen
ergeben sich aus:
- § 257 V HGB
- § 147 I, III, IV AO |
| Unternehmer sind verpflichtet, alle steuerrelevanten
Daten der Finanz-, Anlagen-, und Lohnbuchhaltung, die mit
dem PC erstellt wurden, digital und unveränderbar über
einen Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Die Aufbewahrung
der Dokumente ausschließlich als Papierausdruck ist
nicht mehr zulässig. Unternehmer müssen sicherstellen,
dass die Betriebsprüfer einen unverzüglichen Zugriff
auf die relevanten Unternehmensdaten sowie die Möglichkeit
zu deren maschineller Auswertung erhalten. Hierzu können
die Prüfer die entsprechenden Unternehmersysteme nutzen,
aber auch die Überlassung auf Datenträgern verlangen. |
Der Unternehmer sollte also
im täglichen Geschäftsbetrieb auf eine strikte Trennung
der steuerrelevanten von den anderen betrieblichen (Personalangelegenheiten,
Betriebsgeheimnisse,...) und privaten Daten achten und diese
am besten gleich auf getrennten Datenträgern speichern.
Die Daten müssen maschinell auswertbar sein. Eine Archivierung
als pdf-Datei, tif- Datei oder in einem anderen Bildformat
wird von den Finanzbehörden nicht anerkannt.
Ebenso verhält es sich mit Mikrofilmen. Nähere Angaben
zu den von der Finanzverwaltung
akzeptierten Archivierungsformaten finden Sie hier. |
| Originär in Papierform
anfallende Unterlagen müssen nicht digitalisiert werden.
Sind sie einmal digitalisiert, müssen sie in o. a. Form
aufbewahrt werden! |
